Existem muitas formas dos recursos financeiros de um condomínio serem exauridos incorretamente, acarretando prejuízo aos moradores.
As dicas a seguir tratam, em linhas superficiais, dos desvios mais comuns dos recursos captados, quer por inabilidade do núcleo gestor, quer por intenção clara do gestor em se apropriar dos recursos para fins pessoais. Assim, estas situações podem ser verificadas pelo conselho fiscal.

CERCEAMENTO DE INFORMAÇÕES
Dentre todas as dicas que compõem este tópico, esta é a mais importante, pois, trata-se de forte indicio da existência de irregularidades na administração do seu condomínio.
Na condição de condômino, o morador tem direito a acesso a todas as informações financeira do seu condomínio, ou seja, balancetes, notas fiscais, contratos e toda a serie de documentos pertinentes a administração.
Caso estas informações, assim como documentos, lhe sejam negadas sistematicamente, seja por qual motivo for, tenha certeza de a irregularidade esta presente, faltando apenas quantifica-la.

COMPRA DE MATERIAIS
Atenção na verificação da compra de matérias, tanto de manutenção e limpeza como de construção. Exija que os produtos adquiridos, bem como as quantidades, sejam discriminadas. No caso de material adquirido em grande quantidade, solicite a nota de transporte/frete, para certificar-se de que o mesmo foi entregue nas dependências do condomínio.
Evitar adquirir materiais e serviços continuamente, e em valores elevados, do mesmo fornecedor.

NOTAS CALÇADAS
Pratica comum, onde na primeira via da nota fiscal consta um valor e, nas demais vias, o valor e muito inferior. Assim, de posse da primeira via, o valor “extra” é subtraído dos recursos do condomínio.

OBRAS E REFORMAS
Quando aprovada em assembleia, sugerimos que as obras em questão sejam acompanhadas de memorial descritivo. Em tal documento deverá constar não só os aspectos técnicos da obra a ser realizada, como também a quantidade de material a ser consumida.

ORÇAMENTOS
Todo e qualquer produto, ou serviço, de valor considerável e que não seja de consumo corriqueiro, deverá ser cotado no mercado. Em pelo menos três fornecedores, a fim de zelar pelo menor valor e qualidade.

CONTRATOS
Sempre prestar especial atenção a contratos firmados com fornecedores de produtos e serviços. Não aceitar clausulas indenizatórias que impossibilitem a rescisão de tais contratos. Nunca assinar contratos que transcendam o prazo de doze meses, ou que ultrapassem a gestão que os firmou.

TERCEIRIZAÇÃO DE SERVIÇOS
No caso de contratação de mão de obra terceirizada, especial atenção com as normas trabalhistas, dissídios coletivos e demais ajustes firmados com os empregados terceirizados. Em caso de sucumbência trabalhista, o condomínio arcará com os valores envolvidos, pois, solidário com o fornecedor de mão de obra.

EXECUÇÃO DAS OBRAS
Infelizmente é muito comum alguns administradores contratarem obras e/ou reformas, pagarem por elas e, de fato, estas não serem realizadas.
Exija o memorial descritivo e acompanhe a execução da mesma.
Caso a obra/reforma seja de vulto, envolvendo aspectos técnicos e volume de recursos, que o conselho fiscal contrate engenheiro para fiscalizar tais obras.

DESPESAS COM MATERIAIS DE CONSUMO E LIMPEZA
Exija que todas as notas fiscais tenham os produtos adquiridos discriminados – produtos e quantidades – evitando assim que sejam comprados produtos que não se destinam as operações do condomínio.

BANCOS
Acompanhe a movimentação das contas bancárias mantidas pelo condomínio. Comum o ato de gestores utilizarem tais recursos para suprir carências financeiras pessoais.

LIMITES DE ALÇADA
Que na assembleia geral seja fixado um valor de alçada, um limite de gasto para a contratação de serviços, ou compra de produtos.
Tal procedimento limita a autonomia de gastos do sindico e serve como ferramenta de fiscalização e controle.

APROVAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
Finda a gestão e caso perdure duvidas quanto a aplicação dos recursos, ou despesas realizadas, que as contas apresentadas não sejam aprovadas até que as mesmas sejam esclarecidas. Caso sejam aprovadas, ficará mais trabalhoso, judicialmente falando, revê-las e, conforme o caso, recuperar os valores envolvidos.

QUOTAS DE CONDOMÍNIO EM ATRASO
Aconselhamos que as dívidas originais do não pagamento das quotas de condomínio sejam objeto de acompanhamento por parte do conselho fiscal. Como em muitos casos, os valores envolvidos não constam dos balancetes, torna-se difícil o controle dos mesmos por parte do conselho fiscal.

LEILÕES JUDICIAIS
Esta é uma das únicas situações, se não a única, em que o imóvel responde pela dívida com as quotas de condomínio em atraso. Nessa situação se faz necessário um acompanhamento próximo dos valore envolvidos. Como tais processos judiciais demandam tempo, é comum que os valores em discussão caiam no esquecimento, por parte da comunidade interna e, quando alcançados ao condomínio, acabem sendo desviados.

CONTRIBUIÇÕES PREVIDÊNCIÁRIAS
Atenção com as retenções de contribuições de prestadores de serviço. Sendo o condomínio responsável pela retenção destas contribuições, tomador e prestador de serviço, a não retenção acarreta multas ao condomínio.